« Tillbaka Aktuellt 28 November 2018

NYCKELN TILL FRAMGÅNG ÄR MÄNNISKOR, INTE VERKTYG!

I många artiklar om agilt arbete och digitalisering framstår det som om användning av en ny uppsättning verktyg kommer att få hela verksamheten att blomstra.
Det finns ett verktyg som heter RPA (Robotics Process Automation). Det betyder att en robot (dator) ersätter manuellt arbete, exempelvis flytta information mellan två datorsystem. Praktiskt innebär det att öppna ett system, kopiera och flytta data till ett annat system.
Problemet är att det är uppenbart enklare att addera en robot till en dålig process än att först förbättra processen och som ett sista steg automatisera. Att först addera roboten leder till att verksamheten cementerar ett dåligt arbetssätt vilket förr eller senare blir tydligt och än jobbigare att hantera.
Det finns ett antal agila arbetsmetoder. De går ut på att ge dem som utför ett arbete ansvaret att bestämma över hur arbetet ska utföras. Mindre och självständiga grupper tar ett tydligt ansvar. Övriga organisationens viktigaste uppgift blir att peka ut riktningen och visa hur grupperna ska prioritera arbetsuppgifterna. Flöde och att ofta leverera resultat som en delaktig kund efterfrågar är ledord.
Problemet är att många organisationer bestämmer att det bara är grupperna längst ner i hierarkin som ska jobba agilt. De andra delarna av organisationen fortsätter att jobba som de gjort tidigare. Till en början kommer organisationen att visa positiva resultat. Efter ett tag kommer krockarna mellan det agila arbetssättet och det traditionella arbetssättet att bli tydliga och det finns en uppenbar risk att ett bra initiativ avstannar helt.
Nyckeln till framgång är människor och inte verktyg.

Företaget som står som modell för agilt arbete och även digitalisering är Toyota som startade sin verksamhet 1937.Efter andra världskriget var Japan i spillror och hade inte tillgång till varken kapital eller kunnande. Toyota hade då helt andra förutsättningar än sina konkurrenter i bland annat USA. Lösningen blev att de utarbetade en extremt effektiv produktion med leverans av kundvärde i fokus. Grundprinciperna i Toyotas utvecklings- och produktionssystem är ”Respekt för människan” och ”Ständig förbättring”. Dessa två principer gjorde att Toyota snabbt sprang om sina konkurrenter. Forskare studerade vad Toyota gjorde och kallade arbetssättet Lean. Trots att General Motors, som Toyota hade en gemensam fabrik med i USA, kopierade alla verktyg som Toyota använde lyckades de inte nå samma resultat eftersom de inte anammade principen om respekten och tron på de som stod ute i linan och monterade bilar.

Om ett företag bestämmer sig för att jobba agilt så kommer här några frågor att fundera över. Frågorna visar att hela företaget behöver förändra sig.

  • Hur skiljer sig budgetering när du jobbar agilt jämfört med traditionellt arbetssätt?
  • Varför ändras mellanchefens roll drastiskt när du jobbar agilt?
  • Vilka metoder har vi för att prioritera och stoppa initiativ och hur skiljer sig dessa metoder från traditionellt arbete?
  • Hur prioriterar vi baserat på kapacitet och vad kommer organisationen ända upp till ledningsgruppen att tycka om detta?
  • Vilka problem ser vi med dagens utvecklingssamtal och bonussystem när vi jobbar agilt?
  • Vilka problem kommer att bli tydliga genom transparensen som agilt arbete innebär?

Lika mycket som det är belönande att göra denna förändring är det också ett hårt arbete som kommer att ta längre tid att genomföra än vad en organisation tror. Det kan behövas stöd längs vägen.

Ett första steg på vägen kan vara att ledningsgruppen diskuterar vad förändringen verkligen betyder och hur de vill genomföra förändringen. Att identifiera vilka faktorer som verkligen kommer att driva den aktuella förändringen framåt och stenhårt bearbeta dessa, med andra ord rotorsak och drivande faktorer. Att trimma ledningen så att de öppet kan utmana varandra för att hitta en bra lösning och skapa en realistisk plan för genomförande. Det kräver förändringsinsikt och mod.

Consultus har stor erfarenhet av att hjälpa till vid förändringar och transformationer. Consultus vet vad som är viktigt att tänka på och i vilken ordning du bör göra en förändring. Vi har erfarenhet från flertalet metoder som gör arbetet effektivt och smidigt. Vill du veta mer eller behöver en diskussionspartner kontakta Lars.Kruuse@consultus.se