Förändringsplanering i två regioner.

Regionerna ville utveckla sina medarbetares förmåga att planera och genomföra förändring för att höja effekten av sina förändringsarbeten.

Utmaning

Man saknade ett gemensamt språk, gemensamma verktyg och modeller. Regionerna hade under perioder försökt att sammanställa sin aggregerade kompetens kring att planera förändring. Det visade sig vara mycket svårt att skapa något substantiellt och användbart eftersom man använde olika modeller och olika vokabulär vilket resulterade i svårigheter att dra ut lärdomar och best practice.

Uppdraget

Consultus fick i uppdrag att utveckla en modell för att effektivisera planering av förändringar och dessutom höja effekten av förändringsarbetet. Ett annat syfte var att höja kompetensen bland chefer vad gäller planering av förändringsarbete. Målet var att man under en arbetsdag i workshopform skulle utarbeta ett första utkast till förändringsplan med aktiviteter, ansvar och tidplan. För att lyckas med detta har vi byggt en modell kring att identifiera med/motkrafter till förändringen, motstånd till förändringen och intressenter som påverkas av/påverkar förändringen.

Två angreppssätt

Region 1 valde att utbilda interna handledare att leda en mycket strukturerad workshop för att arbeta fram konkreta förändringsplaner. Som stöd har handledaren en tydlig process utlagd på en dialogkarta med tillhörande frågeställningar och mallar som grupperna följer under workshopen. Exempel på resultat från dessa workshops är förändringsplaner för införande av nya verksamhetssystem, flytt av verksamheter och förändrade arbetssätt. Samtliga grupper har kunnat arbeta vidare med sina förändringsplaner utifrån dessa möten.

Region 2 valde att bli processledda av oss på Consultus i workshops enligt uppsatt modell för förändringsplanering. Detta gjordes i större grupper som tillsammans planerade sina kommande förändringar. Här har planerats för förändringar som total övergång till 1177, sammanslagning av verksamheter, nya arbetssätt, förankring av regiongemensam process och införande av regionövergripande verksamhetssystem. Samtliga grupper har fått fram ett första förslag till förändringsplan och haft samsyn kring denna.

Förändringsplanering hjälper cheferna i bägge regionerna att på ett effektivt och mer kvalitetsinriktat sätt planera sina kommande förändringar.