För en tid sedan genomförde jag en, sedan lång tid tillbaka planerad, workshop kring ”omställning” för en stor och komplex verksamhet. Innan workshopen intervjuade jag några nyckelpersoner för att se var de befann sig i förhållande till vår uppgift.
På grund av rådande läge dök sedan ingen av dessa nyckelpersoner upp vid själva workshopen utan de hade skickat ersättare som inte var lika insatta i ”omställning”.
Vad menar vi när vi pratar om omställning? Det var den första frågan jag ställde till de drygt 40 deltagarna för att sätta scenen inför vårt fortsatta arbete. Svaren jag fick var svävande och det blev tydligt att det inte fanns någon tydlig, gemensam tolkning av varken begreppet eller situationen.
Min förberedelse av dessa dagar byggde på en konkret problemställning som vi skulle jobba vidare med. När den planeringen sprack fick jag på stående fot planera om. Tillsammans med deltagarna skapade vi en ny process och både uppdrag och målsättning infriades.
Som workshopledare ställs du i situationer som den jag beskriver ovan inför ett vägval;
- följer planen men med en stark känsla att resultatet inte kommer att bli det förväntade
- du tar tag i den situation som uppstått på grund av helt nya förutsättningar och planerar snabbt om. Förlitar dig på din och deltagarnas erfarenhet och förmåga och genomför en helt ny process men utifrån samma uppdrag och målsättning.
För mig och mina kollegor är det självklart, vi måste säkerställa att uppnå det mål som är uppsatt, men ibland måste man ta en annan väg än den som först planerats. Det gäller då att säkerställa att det finns tillit i gruppen, att vi ser ett gemensamt mål och tillsammans bygger vägen framåt. Jag som facilitator måste skapa ett förtroende så att jag får gruppens tillåtelse att guida dem framåt.
Varför berättat jag denna historia nu? Jag tror att många ledare står inför liknande situationer idag fast i större skala. Uppdrag och målsättningar finns kvar men förutsättningarna ser helt annorlunda ut vilket medför att man måste agera med balanserad snabbhet.
För mig innebär balanserad snabbhet att:
- Inta ett öppet förhållningssätt till situationen, du kan inte kontrollera skeendet utan din uppgift är att parera och guida mot ert mål
- Bygga på tydliga värderingar eller ”guiding principles” för eftersträvade beteenden. Du kan då snabbt bygga tillit hos ditt team för den nya situationen och delegera mycket till dem som bevis på detta, vilket kommer att underlätta för dig att hålla blicken framåt och ligga steget före.
- Förståelse för att det kan bli fel på vägen och att detta är ok bara man lär sig av dessa
- Säkra att du och ditt team har god kännedom om ert mål, verksamhet och kontext, så att ni snabbt kan fatta kloka beslut för verksamheten, ute i verksamheten
- Finna sätta att som ledare i ett oväntat förlopp kunna ”distansera sig” från problemet, att se situationen utifrån och in. Själv försöker jag få en om än helt kort privat stund med frågan vi står inför för att hinna processa.
Då kan du hantera oväntade situationer på bästa sätt.
Staffan.westholm@consultus.se
