Processutveckling i en kulturförvaltning

Processutveckling i en kulturförvaltning

Kulturförvaltningen stod inför en omfattande digitalisering av sin verksamhet. För att göra sig redo behövdes en ordentlig genomlysning och utveckling av arbetssätten. Det hade utvecklats många olika arbetssätt att lösa samma saker på, dessutom saknades både dokumentation och rutiner.

Consultus uppdrag

Consultus fick uppdraget att leda kartläggnings- och utvecklingsarbetet mot ett nytt och gemensamt arbetssätt. Vi valde inledningsvis att tillsammans med ledningen definiera förvaltningens övergripande process. Därefter tilldelades respektive process en arbetsgrupp med medarbetare verksamma i given process. Varje arbetsgrupp tog fram beskrivning av sin process, prioriterade förbättringsförslag, roller och ansvar samt KPI’er. Resultatet rapporterades till styrgruppen som koordinerade och säkerställde helheten avseende tydliga överlämningar, ej motverkande KPI’er, enhetliga beskrivningar av processer/roller/ansvar, revidering i prioritering av förbättringsförslag samt gav ramar till ett önskat läge för respektive process. Efter denna kvalitetssäkring arbetade grupperna fram önskade lägen för sina processer och identifierade förväntad kvalitetsökning, effektivisering och produktivitetsökning. Avslutningsvis godkände styrgruppen underlagen.

Resultat

Resultatet blev att förvaltningen fick en flygande start på sin digitaliseringsresa då man enkelt kunde börja förtydliga verksamhets- och teknikkrav på de stöd som skulle införas i verksamheten. En ytterligare positiv effekt var en tydlig kvalitetsökning och produktivitetsökning då man tagit bort många icke värdeskapande aktiviteter.